Sedan 1 januari 2016 är det lag på att det ska finnas elektroniska personalliggare på byggarbetsplatser där det pågår byggverksamhet. Det innebär att du som bedriver byggverksamhet måste anteckna varje dag i personalliggaren vilka som är verksamma på din byggarbetsplats. På Skatteverkets webbplats kan du läsa mer om vad som räknas som en byggarbetsplats.
Syftet med personalliggaren är att minska svartarbete. Begreppet byggverksamhet är därför brett definierat i lagstiftningen. Byggverksamhet är näringsverksamhet som avser: om-, till- och nybyggnadsarbeten, reparations- och underhållsarbeten, anläggningsarbeten, rivning av byggnadsverk och annan verksamhet som stödjer byggverksamheten. De arbeten som företag i glasbranschen utför omfattas således av begreppet byggverksamhet. De flesta av Glasbranschföreningens medlemsföretag måste därför följa de nya reglerna.
Byggherrens skyldighet i korthet
- Att se till att det finns en elektronisk personalliggare på byggarbetsplatsen.
- Att se till att det finns rätt utrustning för att föra personalliggare på byggarbetsplatsen.
- Att anmäla byggarbetsplatsen till Skatteverket innan byggverksamheten påbörjas.
- Att meddela Skatteverket om registrerade uppgifter ändras under byggtidens gång. Detta ska ske senast två veckor efter att förändringen skett.
- Att meddela Skatteverket när byggverksamheten avslutas på byggarbetsplatsen. Detta ska ske senast två veckor efter avslut.
- Att vid ett kontrollbesök av Skatteverket omedelbart kunna visa den samlade personalliggaren (det vill säga alla personalliggare) på byggarbetsplatsen.
OBS! När byggherren anmäler byggverksamheten till Skatteverket får byggherren ett identifikationsnummer för byggarbetsplatsen. Detta nummer fungerar som verifikat/identifikation genom hela processen.
Undantag från byggherrens skyldighet
- En privatperson som bygger för privat bruk har inga skyldigheter kopplade till personalliggare. Det gäller även om man anlitar en entreprenör.
- En byggherre har inte heller dessa skyldigheter om den sammanlagda arbets- och materialkostnaden för byggverksamheten på byggarbetsplatsen beräknas bli högst fyra prisbasbelopp (för närvarande (år 2021) 190 400 kr exklusive moms).
- Byggherren kan överlåta sina skyldigheter till en näringsidkare (generalentreprenör) genom skriftligt avtal. Det gäller endast näringsidkare som utför entreprenaden på totalentreprenad eller utförandeentreprenad. Det går inte att överlåta skyldigheterna vid delad entreprenad.
Entreprenörens skyldighet i korthet
- Att föra personalliggare över de personer som är verksamma i sin näringsverksamhet på byggarbetsplatsen.
- Att se till att fullständiga uppgifter förs in i personalliggaren.
- Att det varje dag som någon är verksam på byggarbetsplatsen förs in när personen har börjat respektive slutat sitt arbetspass. Uppgifterna ska föras in direkt och vara kopplade till personens identifikationsuppgifter.
- Att vid ett kontrollbesök av Skatteverket omedelbart kunna visa företagets elektroniska personalliggare med alla uppgifter, ändringar och tillägg.
- Att alltid ge Byggherren tillgång till uppgifterna i företagets personalliggare.
- Att spara alla uppgifter i personalliggaren i två år efter det kalenderår då företagets beskattningsår gick ut.
OBS! Som general- eller totalentreprenör kan du genom skriftligt avtal ha tagit över byggherrens skyldigheter.
Då gäller alla byggherrens skyldigheter i stället dig.
Undantag från entreprenörens skyldighet
- Uppgifter om personer som under en kort tid bara lastar eller lossar material, varor eller hjälpmedel ska inte föras in i personalliggaren.
- Om entreprenören har anlitat en underentreprenör har underentreprenören eget ansvar gentemot byggherren att föra personalliggare.
Sammanfattningsvis
Det är Byggherrens ansvar att se till att det finns en elektronisk personalliggare på byggarbetsplatsen, men det är entreprenörens uppgift att registrera de personer som är verksamma i den egna näringsverksamheten på byggarbetsplatsen. Byggherren ansvarar för att vid ett kontrollbesök av skatteverket visa byggarbetsplatsens samlade personalliggare. Entreprenören ansvarar för att byggherren alltid ska ha tillgång till företagets personalliggare. Bifogat denna text finns ett körschema som illustrerar ansvarsfördelningen.
Vilka uppgifter ska personalliggaren innehålla?
Personalliggaren ska innehålla följande uppgifter:
- Näringsidkarens namn och personnummer, samordningsnummer, organisationsnummer eller motsvarande utländska nummer.
- Byggarbetsplatsens identifikationsnummer.
- Namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer för alla personer som är verksamma i byggverksamheten på byggarbetsplatsen.
- Tidpunkten för när respektive persons arbetspass påbörjas och avslutas. Uppgifterna ska föras in direkt – inte i förväg eller efterhand.
OBS! Uppgifterna ska sparas i minst två år.
Hur gör man om byggarbetsplatsen är stor eller omfattar flera adresser?
Om byggarbetsplatsen är stor och utrustningen inte finns i nära anslutning till den plats där Skatteverket gör sitt kontrollbesök, kan det vara svårt att omedelbart kunna ge Skatteverket informationen. Byggarbetsplatsen kanske omfattar flera adresser, exempelvis Storgatan 1 och 3.
I lag och förarbeten står det inte hur man i dessa fall ska göra för att Skatteverket omedelbart ska kunna ta del av uppgifterna. Skatteverket kommer att göra en avvägning med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet. Allt eftersom Skatteverket genomför sina kontroller kommer praxis om detta växa fram.
Om du som företag har en hel kommun eller ett helt län som arbetsplats för ett visst projekt, är det lämpligt att du tar kontakt med Skatteverket för att ta reda på hur de anser att registrering ska ske. På skatteverke.se kan du läsa mer om detta. Se särskilt exempel två som handlar om byte av fönster.
Vad händer om reglerna inte följs?
Det räcker med att Skatteverket upptäcker fel eller brister för att de ska döma ut kontrollavgifter. Skatteverket gör alltså ingen bedömning om huruvida det fanns uppsåt eller om brister skett på grund av oaktsamhet. Finns det fel utgår kontrollavgift.
Kontrollavgifter för byggherren
Om byggherren inte har erbjudit rätt utrustning för att kunna föra personalliggare på byggarbetsplatsen eller om en personalliggare inte finns tillgänglig vid ett kontrollbesök tar Skatteverket ut en avgift på 12 500 kronor. Om byggherren inte har anmält byggstart får denne betala en avgift på 25 000 kronor per byggarbetsplats.
Kontrollavgifter för entreprenören
Om entreprenören inte har personalliggaren tillgänglig, eller om personalliggaren är bristfällig, kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift på 12 500 kr. Om entreprenören dessutom har en anställd (eller annan verksam person) som inte är registrerad i personalliggaren får denne i form av arbetsgivare betala en avgift på 2 500 kr/icke registrerad person. Arbetstagaren (eller den verksamma personen) kan aldrig få kontrollavgift.
OBS! För aktuella avgifter besök skatteverket.se.
Omfattas lärlingar från gymnasieskolan?
Om du har en anställd elev/lärling som går på gymnasiet ska denne också skriva in sig i personalliggaren. Detta gäller elever som genomför delar av sin utbildning på en byggarbetsplats genom arbetsplatsförlagt lärande (APL). Som arbetsgivare har du ansvar för att eleven registrerar sig i personalliggaren. Skolan ansvarar för att ordna giltig id-handling (ID06-kort) till eleven. Om fel upptäcks vis Skatteverkets kontroll är det dock du som ansvarig entreprenör som får betala kontrollavgift.
Vilken elektronisk utrustning ska användas?
Du kan använda vilken elektronisk personalliggare du vill, under förutsättning att den uppfyller Skatteverkets krav. Glasbranschföreningen rekommenderar dock att du använder byggbranschens eget system – ID06. Kontakta en eller flera ID06-ackrediterade leverantörer av läsare och applikationer och be dem offerera en lösning som är anpassad till din verksamhet.
Information till dig som är platsansvarig:
- Se till att ID06-kort beställs till medarbetarna i ditt företag.
- Innan arbetsplatsen bemannas, och därefter löpande när nya företag och personer ska komma till byggarbetsplatsen, ta in föranmälningar på de personer som ska ha rätt att vara på byggarbetsplatsen.
- Vid upphandling av entreprenörer och leverantörer, som sker direkt från arbetsplatsen, hänvisa till ID06 Allmänna bestämmelser och för in dem som kontraktsvillkor vid upphandlingen.
- Se till att det finns läsare uppsatta på lämpliga in- och utpasseringsplatser inom byggarbetsplatsen och att dessa är tydligt utmärkta. När det inte finns möjlighet att montera läsare, kan du i stället använda någon av de mobilapplikationer – för smart telefon eller surfplatta – som finns inom systemet.
- Informera alla nyanlända personer på byggarbetsplatsen om att ID06 tillämpas och se till att var och en tar del av informationen samt vet var eventuella registreringsplatser finns.
- Om en person saknar ID06-kort ber du om kontaktuppgifter till arbetsgivaren, som du kontaktar och informerar om ID06-reglerna.
- Personer som du inte känner igen, ber du legitimera sig och kontrollerar personnumret mot föranmälningen.
Information till de anställda
Det är viktigt att du informerar dina anställda om Lagen om personalliggare i byggbranschen. Informera om att Skatteverket har rätt att göra oanmälda kontrollbesök och att avgifter tas ut om arbetstagarna inte har registrerat sig på byggarbetsplatsen.
Du kan antingen välja att informera de anställda muntligt eller skriftligt genom en skriftlig policy. Bifogat denna text finns ett förslag på en sådan policy. Det är viktigt att du – oavsett om du skriver en policy eller endast informerar muntligt – informerar om att du som arbetsgivare kan använda dig av arbetsrättsliga åtgärder om en medarbetare upprepade gånger (eller utan giltigt skäl) inte följer instruktionerna om att registrera sig i personalliggaren.
Viktiga länkar
Skatteverket
För aktuell information om regler och avgifter:
Skatteverket.se
ID06
För information om ID06-systemet samt hur du beställer kort:
ID06.se